Orange County NC Website
Browse       Search
The Friday Conference Center 5807 Confirmed <br />Bookings / Details Quantity Price Amount <br />Food and Beverage Services <br />The Friday Conference Center reserves the right to use our contracted catering service to provide all food and  <br />beverage for your event. Outside food/beverages will not be permitted. A catering representative will assist  <br />with all your food/beverage needs.   <br />  <br />Alcoholic Beverages <br />Alcoholic beverages (mixed drinks, beer, wine, and cordials) may be served under terms and conditions  <br />consistent with policies of the University and the Friday Conference Center. Cash bars are not allowed. <br />  <br />Guarantee Policy <br />The Friday Conference Center must have a specific attendance number for programs that are charged a per- <br />person rate and/or have food and beverage services. An estimated guest count is due at the time the  <br />reservation is made. At 45 days prior to the program date; numbers may be increased, but cannot be  <br />decreased by more than 25%. Final attendance numbers are due 5 days prior to the program start date and  <br />cannot be changed. <br />  <br />Billing (UNC Departments) <br />Clients will be invoiced within two weeks following the end date of their event. Clients agree to pay all  <br />applicable charges for use of Center facilities and services. If a group fails to pay an invoice within 30 days, the  <br />group will be subject to loss of future reservation privileges and the cancellation of any upcoming events.   <br />Billing (UNC Student Orgs & Non-UNC Groups)  <br />Clients agree to pay all applicable charges for use of the Friday Conference Center facilities and services.  <br />A non-refundable deposit is required to hold space with the Friday Conference Center and due upon signing. <br />·         25% of total estimated costs (non-refundable) due upon signing of proposal. <br />·         25% of total estimated costs due 45 days prior to program start date. <br />·         A final invoice, with any additional costs incurred, will be issued within 2 weeks of the program end  <br />date. <br />Failure to meet scheduled payment deadlines may result in cancellation of program and client will be subject  <br />to loss of future reservation privileges and the cancellation of any upcoming events.  <br />Cancellation Policy <br />If cancellation or postponement of a program is made in advance of forty-five (45) days prior to the scheduled  <br />meeting date, any non-refundable deposit may be applied to a rescheduled program occurring within the same  <br />fiscal year. (The fiscal year runs July 1st - June 30th). If cancellation or postponement of a program is made less  <br />than forty-five (45) days prior to the scheduled meeting date, the Friday Conference Center shall retain the  <br />nonrefundable deposit and reserves the right to charge one-half of the minimum anticipated fees for all  <br />facilities and services requested. For cancellations or postponements of contracted catered functions, the  <br />actual cost of any non-recoverable catering expenses will be added. Cancellation fees will be calculated at 50%  <br />of the number booked as of forty-five (45) days prior to the program. If cancellation or postponement of a  <br />program is made fourteen (14) days or less prior to scheduled meeting date, the Friday Conference Center shall  <br />retain the nonrefundable deposit and reserves the right to charge the full amount of anticipated fees for all  <br />Page 4 of 712/4/2023 8:48 AM JW <br />DocuSign Envelope ID: 649394F5-F3DD-403F-A420-D94AA995C440