Orange County NC Website
Browse       Search
4  <br />  <br />person if the information in question is not provided accurately or in a timely  <br />manner. The determination of what documents are considered “vital” is left  <br />to the discretion of individual department, which are in the best position to  <br />evaluate  their  circumstances  and  services  within  their  language access  <br />planning materials.   <br />b. Types of vital documents – There are two types of Vital Documents, those  <br />meant for the general public or a broad audience, and those that are specific  <br />communications regarding a case or matter between an individual and the  <br />Department.  Each department should exercise its discretion in creating a  <br />process for identifying and prioritizing vital documents or texts to translate.  <br />Departments should ensure all translations are completed by translators who  <br />are  designated  as  “qualified”  by  the  Department  of  Human  Rights  and  <br />Relations.   <br />c. Documents that may be considered “vital” may include, but are n ot limited to,  <br />certain:   <br />i. administrative complaints, release, or waiver forms;   <br />ii. Claim or application forms;   <br />iii. Public  outreach  or  educational  materials  (including  web‐based  <br />material);  <br />iv. Letters or notices pertaining to policies changes or updates;   <br />v. Written  notices  of  rights,  denial,  loss,  or  decreases  in  benefits  or  <br />services, or hearings;   <br />vi. Forms or written material related to individual rights;   <br />vii. Notices of community meetings or other community outreach;   <br />viii. Notices  regarding  the  availability  of  language  assistance  services  <br />provided by the component at no cost to LEP individuals;   <br />  <br />D. Notice of Language Assistance Services.  Departments must infor m LEP individuals of their  <br />eligibility  for  benefits,  programs,  and  services  in  a  language they  understand.   <br />Departments  should  assess  all  points  of  contact,  telephone,  in‐person,  mail,  and  <br />electronic  communication  its  staff  has  with  the  public  and  LEP  individuals  when  <br />determining  the  best  method  of  providing  notice  of  language  assistance  services.  A  <br />Department should not only provide oral and written language access services, but also  <br />must explain how LEP individuals can access available language assistance services  <br />  <br />VI. Staff Training.  <br />  <br />A. Language  Access  Training  is  mandatory for department directors,  supervisors,  <br />interpreters, translators, or frontline staff who encounter LEP individuals.  Staff shall  <br />receive training on identifying LEP customers and the procedures for accessing language  <br />assistance services provided by the County.  New employees will receive training at new  <br />6