Orange County NC Website
Browse       Search
3  <br />  <br />2. Identifying and employing the appropriate mode of interpreting (e.g., consecutive,  <br />simultaneous,  or  sight  translation),  translating,  or  communicating  fluently  in  the  <br />target language;   <br />3. Knowledge in both languages of any specialized terms or concepts particular to the  <br />component’s program or activity and of any particularized vocabulary used by the LEP  <br />person;   <br />4. Understanding and following confidentiality, impartiality, and ethical rules to the  <br />same extent as Department staff;   <br />5. Understanding and adhering to their role as interpreters, translators, or bi‐lingual  <br />staff.  Department  liaisons  shall  also  take  reasonable  steps  to ensure  that  when  <br />translating text, all staff or contracted personnel who serve as translators are briefed  <br />by department staff on the context and intended audience.  <br />6.  Absent  exigent  circumstances,  Departments  shall  avoid  using  family  members  <br />(including children), neighbors, friends, acquaintances, and bystanders to provide  <br />language assistance services.  Departments shall also avoid using individual opposing  <br />parties, adverse witnesses, or victims to a dispute as interpreters.  Using family,  <br />friends, bystanders, or parties to a dispute to interpret could result in a breach of  <br />confidentiality, a conflict of interest, or inadequate interpretation.  <br />  <br />C. Types of Language Assistance Services. There are two primary types  of  language  <br />assistance services: oral and written.   <br />1. Interpretation Services.  Oral language assistance service may come in the form of "in‐ <br />language" communication (a qualified bi‐lingual staff member communicating directly  <br />in an LEP person's language) or interpreting.  An interpreter renders a message spoken  <br />in one language into one or more other languages.  Interpretation can take place in‐ <br />person,  through  a  telephonic  interpreter,  or  via  internet  or  video  interpreting.   <br />Departments  shall  ensure  the  Department  of  Human  Rights  and  Relations  has  <br />designated interpreters as “qualified” prior to engaging them for services.  <br />2. Translation  of  Vital  Documents. Departments  should  proactively translate  vital  <br />written documents into the frequently encountered languages of LEP groups served  <br />or likely to be affected by the benefit, program or service in Orange County. When  <br />Department staff have reason to believe that an individual is LEP, the department  <br />must respond to that LEP individual in a language he or she understands.  For example,  <br />a  letter  sent  to  a  specific  LEP  person  should  be  translated  into  the  appropriate  <br />language for that individual to ensure effective communication.  Departments should  <br />also have a  language access plans in place for handling written communication with  <br />LEP individuals in less frequently encountered languages.  <br />  <br />a. Departments shall prioritize translation of vital documents. Classification of a  <br />document  as  “vital”  depends  upon  the  importance  of  the  program,  <br />information, encounter, or service involved, and the consequence to the LEP  <br />5