Orange County NC Website
Browse       Search
The Friday Conference Center 4430 Tentative <br />Bookings / Details Quantity Price Amount <br />consistent with policies of the University and the Friday Conference Center. Cash bars  are not allowed. <br />Guarantee Policy  <br />The Friday Conference  Center must have a specific attendance number for programs  that are charged a per‐ <br />person rate and/or have food and beverage services.  An estimated  guest count is due at the time the  <br />reservation  is made.  At 45 days prior to the program date; numbers may be increased, but cannot be  <br />decreased by more than 25%. Final attendance numbers are due 5 days prior to the program start date  and  <br />cannot be changed. <br />Billing (UNC Departments) <br />Clients will  be invoiced within two weeks following  the end date  of their event. Clients agree to pay all  <br />applicable charges for use of Center facilities and services. If a group fails to pay an invoice within 30 days, the  <br />group will  be subject to loss  of future reservation  privileges and the cancellation  of any upcoming events.   <br />Billing (UNC Student Orgs & Non‐UNC Groups)  <br />Clients agree to pay all applicable charges for use of the Friday Conference  Center facilities and services.  <br />A non‐refundable deposit is required to hold space with the Friday Conference  Center and due upon signing. <br />∙25% of total estimated  costs (non‐refundable) due upon signing of proposal. <br />∙25% of total estimated  costs due 45 days prior to program start date. <br />∙100% of remaining estimated  costs due 5 days prior to program start date. <br />∙A final invoice, with any additional costs incurred, will  be issued within 2 weeks of the program end <br />date. <br />Failure to meet scheduled payment deadlines may result in cancellation  of program and client  will  be subject  <br />to loss  of future reservation  privileges and the cancellation  of any upcoming events.  <br />Cancellation  Policy <br />If cancellation  or postponement of a program is made less than forty‐five (45) days prior to the scheduled  <br />meeting date, the Friday Conference Center reserves  the right to charge one‐half of the minimum  anticipated  <br />fees for all facilities and services requested. For cancellations or postponements of contracted catered  <br />functions, the actual cost of any non‐recoverable catering expenses will be added. Numbers cannot be reduced  <br />at the time of cancellation. Cancellation fees will  be calculated at 50% of the number booked as of forty‐five  <br />(45) days prior to the program. <br />Insurance/Liability (Non‐UNC Groups)  <br />Clients shall provide liability insurance of $1,000,000.00 or greater for events hosted at the Friday Conference   <br />Center.  The University is to be named as an additional insurer on the policy.  Clients shall provide the Friday  <br />Conference  Center with a certificate of  insurance no less than forty‐five (45) days prior to the commencement  <br />of the event.  This  form must have a 30‐day cancellation  notice and the Friday Conference  Center must be  <br />given  notice of cancellation/modification of said insurance. <br />Vendor / Exhibit  Space  <br />Exhibitors are required to support  the educational mission of programs  hosted at the Friday Conference   <br />Center.  Materials (such as recordings , proceedings  or books) that are related to the program being conducted  <br />Page 3 of 52/4/2020 10:24 AM DW <br />DocuSign Envelope ID: E07693F0-1886-4A6A-A470-C4747C3AAB07